CONTROLES ESPCÍFICOS

LOS CICLOS DE INFORMACIÓN CONTABLE
Un ciclo de información contable esta constituido por el flujo de información que va desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio.

Las cuentas del mayor general son solo objeto de validación mediante procedimiento sustantivo.

Para generar los datos contenidos en el mayor , el proceso contable debe capturar los datos de cantidad , precio, descripción, al intercambio para luego tratar dichos datos de tal manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos , dichos datos generen los saldos del mayor.

Tales tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que estén documentados o también en un medio magnético hasta llegar a generar los saldos del mayor.

Ejemplo : Los datos del nombre del cliente , dirección, articulo y cantidad se encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la lista de precio del computador . Aprobado el pedido.. se corre el programa de facturación y rmto.

Cuando el clte. Recibe la mercadería conforme y firma el rmto , se produce un cambio en la información ya que esta se encontrara en Ventasdel día ( ds x vta )

( ver fig 3.1 )

Lo que vemos es que en un sistema operativoy en un contable , consiste en el tratamiento de datos en los cuales se produce un cambio de estado en los mismos a través de los distintos soportes documentales , de aquí en adelante seguirán produciéndose cambios hasta llegar a los saldos del mayor.

LOS PUNTOS DE CONTROL

Los intercambios de información están sujeto a errores, estos pueden ser responder a la cantidad de intercambios y al tratamiento a cada uno de sus atributos. A tales efectos y con el objetivo de lograr estados contable exactos se deben introducir mecanismos de control que detecten tales errores. Que de seguro serán los procesosen donde se produce el intercambio de información . Tal se lo denomina PUNTO DE CONTROL ( ver fig 3.2 )

TIPOS DE ERRORES
Población : Son errores en el número de elementos que contienen los datos que se capturan o procesan Ej. Se relizan 150 ventas y se registran 148 , el mayor no refleja los intercambios totales, se producen errores de subvaluación.

También existen problemas de exceso de elementos contenedores

donde se hayan realizado los 150 intercambios pero se registraron 148
y dos duplicados. Existen dos categorías dentro de estos :
Autorización :Intercambios no autorizados ingresados al sistema por
error o intención.
Integridad : son errores de integridad de la información
Exactitud : Son discrepancia entre los atributos reales del intercambio y los
atributos que el proceso contable captura o procesa. Si los datos del intercambio no reflejan correctamente los términos del mismo , existen errores de exactitud.

La transmisión inexacta de datos de un documento o medio a otro y los errores matemáticosson la fuente de los errores de exactitud. Tales errores podrán tener efecto en los saldos. El efecto es diferente si no situamos en un auditor externo a al interno .

LOS MEDIOS Y LOS CONTROLES INTERNOS ESPECIFICOS

Que existan formularios prenumerados no es un control interno , pero si existen , dan la posibilidad de aplicar un control interno, si nadie realiza control , entonces no hay control interno.

CATEGORÍAS DE CONTROLES ESPECÍFICOS

POBLACIÓN Y AXACTITUD : Son los que previenen o detectan , en la captura y proceso de información los errores de población y exactitud. ( fig 3.4 ).

CONTROLES DE CAPTURA Y PROCESAMIENTO : La información se de los intercambios del ente con el exterior, se vuelcan en medios magnéticos o documentales y constituyen los datos inherentes al intercambio . Dichos datos son procesados por elñ sistema contable y los resultados de dichos procesamientos se transforman en saldos contable. Entonces Tal control asegura que no se produzcan errores de población o exactitud en cada una de las etapas.

CONTROLES DE CUSTODIA : Tienen que ver con el mantenimiento de la custodia de los bienes recibidos como consecuencia de los intercambios o con los fabricantes. Tales controles abarcan bienes de cambio , dinero , valores.

CONTROLES DE DETECIÓN : Son referidos en la oportunidad donde se aplica el control
CONTROLES PREVENTIVOS : Son referidos a la oportunidad en donde se aplica mientras ocurre el control .
TIPOS DE CONTROLES DE CAPTURA
Se dividen en :
CONTROLES DE POBLACIÓN EN LA CAPTURA

Se utilizan estos controles para transmitir datos al sistema de procesamiento en forma correcta y que prevenga o detecte la perdida o duplicado de un documento, es decir que controle su integridad. Ej . El rastreo de tickets de balanza de ingreso de camiones a la planta con los informesde recepción es un control adecuado es un sistema adecuado para detectar si se han omitido capturar por el sistema adm-contable algunos de los intercambios.

CONTROLES DE EXACTITUD EN LA CAPTURA :
Existen dos tipos de controles :

• Controles de comprobación : Consisten en cotejar los datos de varios

documentos o distintos datos del PED para
conocer si tienen la misma información.
Ej cantidad de mercadería en e RMTO
Contra la descargada

• Controles de verificación matemática : Se refiere a volver a efectuar los

datos del intercambio que aparecen

en documentos o medios PED para

asegurar su exactitud.
CONTROLES DE AUTORIZACIÓN :
Consisten en la revisión de los intercambios para asegurar que estos hallan sido autorizados apropiadamente . El sistema de autorización es un medio de control.
Las autorizaciones pueden ser :
Generales : que se aplica a un grupo de intercambios repetitivos
Específicos : que solo se aplican a un intercambio individual.
SEGREGACIÓN DDE FUNCIONES
Tres funciones que deben ser segregadas :

• comprometer a la entidad en el intercambio
• aceptar o entregar el bien o el instrumento objeto
• ingresar lo datos del intercambio al sistema de procesamiento

Cuando estas tres funciones están determinadas a un solo individuo esta en posición de cometer fraude o ocultar error.

También deberá analizarse la combinación de funciones de una misma persona en relación con distintos tipos de intercambios. Ej . Una persona que es responsable de cobranza y al mismo tiempo el ingreso de los datos , este podría realizar ventas en negro.

TIPOS DE CONTROLES DE PROCESAMIENTO
CONTROLES DE POBLACIÓN EN EL PROCESAMIENTO
Diseñados para impedir o detectar errores por discrepancia entre los datos que están procesados y la transacción económica que representan.

Es decir si la transacción económica es ingresos, mercaderías , resultado por venta. Entonces existe un control de población sumando las facturas de un período y cruzarla con costo de mercaderías + resultado por ventas.

CONTROLES DE RECONCLIACION

Es un tipo de procesamiento que puede detectar en el procesamiento tanto de errores de población como de exactitud e integridad en las etapas de procesamiento a través de dos corrientes de información que en algún punto estas se separan para ofrecer dos o mas registros diferentes pero que deben coincidir en cuanto a sus totales. Ej Clientesy el mayor de cuentas a cobrar . En estas dos corrientes se puede producir un error tanto de población como de exactitud. Donde el mayor de cliente no coincidirá con el mayor analítico. La reconciliación entre estos dos permite identificar la partida en la cual se ha producido el error.

(ver fig 3.2)
Este tipo de cruce no permite identificar donde se ha producido el error,, sino que nos detecta alguna diferencia en algún punto.
TIPOS DE CONTROLES DE CUSTODIA

Estos tipos de controles están diseñados para evitar que los bienes móviles sean perdidos , dañados o robados y para proporcionar la seguridad de que las cantidades y los valores en existencia sean coincidentes con los registrados.

Estos tipos de controles pueden ser divididos en :

Controles sobre la custodia : Procedimiento para prevenir uso no autorizado sobre un activo durante la custodia de un departamento o persona del ente. Las áreas claves son la entrada ( recepción ) , almacenamientoo custodia ( depósito ) .

Controles sobre la existencia física :Consisten en los conteos periódicos, evaluación y potencial de venta de los activos y comparándolos entonces con los registros contables para cantidades y valores. Tal comparación puede revelar discrepancia entre existencia y los registrados de esta forma impedir inexactitudes.

CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTADORIZADOS
Podemos aplicar controles de población y exactitud para el procesamiento PED
* Controles de usuarios :

Es un control manual, debido a que su realización no utiliza funciones y programas computarizados. El control esta diseñado para verificar el resultado de procesos computarizados, aunque su modo de realización es manual. Ej . El departamento de facturación , envía a el PED para que procese la información.

Controles de Ped : tales controles contienen cuatro componentes.

• procedimiento de acceso :
• procedimiento de desarrollo :

Estos dos generan información inherente que se produce en los intercambios

• procedimiento de seguimiento

Este sistema asegura que los errores y asuntos identificados, sean investigados y resueltos apropiadamente.

• funcionamiento de los programas de controles

Los mecanismos de control deben funcionar en función al objetivo en que estos fueron creados .
DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO Y PED

En un control de usuario la atención del auditor debe centrarse en los procedimientos de indagación y cumplimientode detalles sobre las tareas a desarrollar por el personal responsable del control .

Pero si el control lo hace un PED , entonces deberemos evaluar los componentes de procedimiento de acceso y desarrollo de sistemas y cambios en el sistema y en los programas.
Ejemplo :

Si existe un listado de O/C emitidos por el PED , que es enviado a contabilidad y alli un empleado controla el seguimiento . Esto es un control de usuario. Pero el empleado depende de la integridad y exactitud del listado provisto por el PED. Entonces la actividad del empleado .. es solo la actividad manual.

Si tipificamos este riesgo como de usuario., el riesgo es satisfacernos solo del trabajo hecho por el empleado de contabilidad. De esta forma utilizamos el control para modificar la naturaleza , alcance y oportunidad de los procedimientos sustantivos. Ello seria entonces una decisión errónea .
Al ser un PED se debe focalizar a la atención de validación de componentes y la determinación de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sustantivos.