La Redacción del Informe de Auditoría, requiere mucho cuidado por su significatividad dentro del proceso de la Auditoría; a veces el auditor hace un buen trabajo de campo pero no redacta el informe en la forma que debería hacerlo, sencillamente porque le falta capacidad de
análisis, síntesis y capacidad informativa o de redacción; estos factores o condiciones no se consiguen lamentablemente al instante, sino con el transcurso del tiempo, es decir a través de la experiencia. Redactar el Informe es difícil inclusive para el Auditor talentoso.
Sobre el particular indicaremos algunos ejemplos de párrafos extractados de informes de auditoría en los cuales apreciaremos en primer término, el defecto y enseguida nuestro comentario y/o recomendación sobre el caso en particular:
(Las deficiencias están escritas en tipos de letras más negras)
Creemos necesario insistir en que el área de abastecimiento no puede ser un órgano de la
Gerencia Técnica sino más bien actuar a las órdenes del
Gerente Administrativo.
En lugar de "sino más bien actuar" debería indicarse, "sino, un órgano de la Gerencia Administrativa", ya que la frase en tipo de letra más negra no da la respuesta al órgano que debería ser.
Cualquier modificación en las responsabilidades asignadas deberán ser comunicadas en todas las oficinas .... "deberán ser
comunicadas" es plural, y no concuerda con "cualquier modificación" que está en singular.
Máquinas cuyas
estructuras, no ha sido determinadas. Debe escribirse "no han sido".
El saldo correcto es S/. ..........................
Es preferible indicar "nuestro saldo" es S/. .................., y omitir la palabra correcto; porque nadie es dueño de la verdad absoluta.
Esta situación ocurre generalmente cuando el auditor detecta alguna diferencia en el saldo de una cuenta mostrada por el cliente.
La empresa no ha conciliado la confirmación al 30.11.77.
Falta claridad en la redacción, ya que puede inferirse que la empresa no ha efectuado la confirmación de saldos o que no ha efectuado la conciliación de los resultados de la confirmación.
El cajero deberá modificar la modalidad de trabajo de su antecesor, cuya labor fue completamente nula,...
La expresión en tipo de letra más negra es muy fuerte, a pesar de que sea cierta; además no es potestad del Cajero modificar la
metodología de trabajo de su antecesor, sino del Jefe inmediato.
Se ha reestructurado y replanteado el
sistema de ...
Debe invertirse el orden de los términos porque la secuencia de los hechos así lo indica.
Durante el arqueo se encontraron 20 sobres de jornales de los obreros, pendientes de cobro.
Debería decir, "pendientes de pago" ya que se esta informando desde el punto de vista de la empresa, la cual en este caso es la que tiene que pagar.
No existe un verdadero sistema de control interno.
No cabe mencionar el término "verdadero" porque es muy difícil fundamentar lo que se quiere dar a entender con esa expresión; en todo caso debe indicarse algún aspecto negativo representativo, del sistema de control interno.
No se ha elaborado ni difundido en toda la empresa el
Manual de ......
Es lógico pensar que, no se va a difundir algo que no se ha elaborado, así que los términos "ni difundido" están demás.
La gerencia de
Producción debe desenvolverse activa, agresiva y decididamente en la producción de los artículos.
Puede indicarse "la Gerencia de Producción debe activar la elaboración de los artículos".
Existen demoras en la remesa del efectivo de la sucursal de .........
El término "existen" da a entender que, actualmente, es decir después de haber efectuado la auditoría, todavía continúan las demoras, y esto es muy relativo, debido a que posteriormente pueden haberse superado esas demoras.
S/. 150,853.— han sido sustraídos de la Oficina del Cajero de la Sucursal de Canta.
No es conveniente empezar los párrafos o renglones con una o más cantidades. En este caso puede escribirse, "se han sustraído S/. 150,853.— de la...
No se ha racionalizado el sistema de ..............
No se ubicaron los
sistemas fijos en ..............
No pudimos obtener evidencias sobre ..............
No fue posible confirmar ..............
Es preferible no utilizar con mucha frecuencia el término "no" al comenzar a redactar las observaciones, porque presenta una
imagen negativa de la empresa.
Las
importaciones del mes de Diciembre de 1977 ascendieron a S/. 3’475,436.25
Es preferible redondear las cifras.
Como no se pudo visitar la Oficina de Canta, en la cual laboran tres empleados, esta oficina permanece cerrada
.Falta dar respuesta y/o informar sobre la acción de no haber podido visitar la oficina.
El Presidente del Directorio debe tomar acción inmediata respecto a la reorganización de la empresa, porque existen razones trascendentales que justifican tal accionar.
Es conveniente indicar cuales son esas "razones trascendentales" para que el Presidente del Directorio aprecie objetivamente la dimensión de la medida a adoptar.
Deberían considerarse las siguientes acciones para elevar el rendimiento del personal:
Analizar la secuencia de las etapas ..........
Verificar las operaciones efectuadas ..........
La indagación que debe efectuarse al personal.
Falta uniformidad en la utilización de los términos que van al principio de cada enunciado, en el tercer caso debería escribirse
"indagar al personal .......", ya que las dos primeras palabras (analizar y verificar) de los renglones anteriores están escritas en infinitivo, y debe existir uniformidad en la forma de escribir.
La única causa de la falta de eficiencia en el área de ........
No es conveniente utilizar los términos "La única causa porque siempre es posible encontrar otras causas o una combinación de éstas, que dan origen a esa deficiencia.
El área de producción está mejor organizada en comparación con el año anterior.
La expresión "mejor organizada", es vaga, pues no se fundamenta porque está mejor organizada; tampoco se señalan las mejoras efectuadas etc.
La situación es trascendente ya que el 75% de los
activos fijos sobrepasa a los 8 millones de soles de los
activos ubicados en Se está comparando un porcentaje con una cantidad de soles, lo cual no es lógico, ya que deben compararse porcentajes con porcentajes y soles con soles.
El
transporte de las máquinas se efectuó en Enero, la instalación se hizo en marzo .............
Es mejor indicar: "Las máquinas fueron embarcadas en Enero y se instalaron en Marzo" (aquí lo más importante es el sustantivo máquina, entonces nuestra redacción debe empezar precisamente con esta palabra).
La empresa "X" experimentó un 8% de aumento en las ventas del período ........
Es preferible decir: "Las ventas de la empresa "X" se incrementaron en 8% en el período ...........
Nuestro examen se efectuó el 12 del próximo pasado
.Aquí están utilizando inútilmente varias palabras que generan interrogación de parte del lector, para determinar el mes en que se efectuó el examen. Se recomienda colocar el nombre del mes para evitar problemas al lector.
Los controles internos en la Sucursal de la Provincia de Canta, son bastante buenos.
La expresión "son bastante buenos", es muy genérica, pues no se identifica en que áreas son buenos, y cuanto de buenos son esos controles.
La Oficina de Tesorería y el Gerente de
Contabilidad informaron que no se efectúan
inventarios físicos de los
bienes desde
Aquí se está comentando de una Oficina y de un Gerente, lo cual no es lógico, ya que deben uniformarse los términos principales, es decir debe comentarse de dos oficinas o bien de dos gerentes o jefes de tesorería y contabilidad.
Los montos reportados por el Gerente de Ventas al Directorio, no concilian con los montos registrados en el departamento de contabilidad.
No se puede apreciar la trascendencia de esa diferencia debido a que no se indican las cantidades a que ascienden esos montos.
De acuerdo a
la investigación efectuada en el área de ventas, se aprecia que, las otras áreas de la empresa también participan de las mismas deficiencias.
No deben hacerse generalizaciones indebidas si no se han efectuado los exámenes y evaluaciones correspondientes en otras áreas.
Recomendaciones Para La Redacción Del Informe
Escriba de manera constructiva.
Recordar que nuestro objetivo es asistir y ayudar a la
dirección empresarial a mejorar su administración.
Cerciórese de haber incluido en el informe, solamente hechos significativos.
Los hechos no significativos deben omitirse; sin embargo estos pueden ser comunicados a las
empresas durante el examen o bien a través de memorándums.
Entre los términos que pueden ser incluidos en los encabezamientos o subtítulos de las observaciones tenemos los siguientes:
Inconveniencia de utilizar los procedimientos .........
Improcedencia del uso de métodos de conservación de .......
El desaprovechamiento de los
recursos humanos ocasionará a la empresa una pérdida de ..............
La desigualdad en las características de los artículos importados puede motivar que .............
La inacción de la Jefatura de
compras no permite ...........
Necesidad de controlar el rendimiento del personal que labora en el área ........
Necesidad de obtener mejores resultados en ...........
Después de cada uno de estos sub-títulos se anotará el comentario o contenido de las observaciones.
Indique en primer término las observaciones más importantes.
Esta es una forma de lograr la atención de la dirección de la empresa.
Reflexione y medite antes de escribir.
El objetivo es tener un concepto integral de lo que se va a escribir, es decir, conocer la finalidad y alcance de los asuntos por redactar.
Piense como si estuviera en la posición de un Gerente o un Director.
De este modo la redacción será más adecuada a los objetivos de la empresa y, ayudará a no omitir asuntos de vital
importancia.
Redacte con objetividad.
Esto es esencial, el contenido de las observaciones debe estar basado en hechos demostrables
Evite el uso de términos complejos.
No es conveniente utilizar términos complejos, porque el objetivo es que el informe sea comprendido perfectamente, por consiguiente deben evitarse palabras confusas e innecesarias.
Escriba lo que realmente desea comunicar.
Tener mucho cuidado al hilvanar las ideas y conceptos de lo que se desea transmitir, para evitar que se comunique algo que no se tiene en mente.
Por lo general, prefiera oraciones cortas o párrafos cortos.
Las oraciones y párrafos cortos facilitan la
lectura.
Escriba en tercera persona.
Es preferible decir, nuestra opinión es ............. ó, se opina que ...........; en vez de, mi opinión es
Procure no hacer mucho rodeo y enfoque cuanto antes el asunto que desea informar.
Esta es una forma de agilizar y lograr atención de la lectura; para el efecto use términos concretos.
Evite empezar y terminar su redacción con términos débiles.
Lo que más se recuerda al leer un trabajo es, su comienzo y su final, en consecuencia debe utilizarse términos significativos.
Use adecuadamente la voz activa y pasiva.
Determine el momento apropiado para utilizar tanto la voz pasiva como la activa, para darle el sentido lógico de lo que se quiere expresar.
Procure utilizar términos variados.
Es decir, no repita siempre las mismas palabras; hay que darle variedad a nuestra redacción; así por ejemplo es preferible reemplazar a un sustantivo que se repite constantemente en un
párrafo, con los términos, "el mismo", "la misma", "los mismos", etc. como puede verse a continuación:
............... acción tomada por la gerencia de Ventas, la misma que ............
Revise el uso de las reglas gramaticales.
Para no cometer errores como el siguiente:
Correcto: Señor, muerto está, tarde hemos llegado.
Erróneo :Señor muerto, ésta tarde hemos llegado.
No use términos que generan duda.
Como los siguientes: parece, quizás, posiblemente, aparentemente, aproximadamente, etc.
Procure cuantificar los efectos.
Es más útil para un ejecutivo, conocer en números, el alcance o trascendencia de los efectos.
Indica en las mejoras de las operaciones para el futuro en vez de criticar hechos del pasado.
Recuerde que el objetivo del Auditor es promover mejoras en la empresa.
Redacte el Informe en borrador, en el campo.
Esto es conveniente para solucionar inmediatamente cualquier asunto pendiente.
Asegúrese de incluir todos los elementos de la
observación.
Esto es lógico, para lograr efectividad en el Informe.
Evite utilizar términos en
Inglés cuando se está redactando en idioma
Castellano; a menos que sean estrictamente necesarios.
No es conveniente redactar por ejemplo: La Contabilidad de la Empresa "Z", is up to date; sencillamente porque, no todos los lectores conocen ese Idioma.
Debe indicarse con exactitud, cualquier referencia adicional, por ejemplo:
No Deseable: El trabajo será útil si reúne los requisitos señalados en el Tomo I, Capítulo 3°, Inc. ..
Deseable: El trabajo será útil si reúne los requisitos siguientes: Claridad, sencillez ..............
En el primer caso, se ocasiona un desfase y pérdida de tiempo al lector.
Algo parecido sucede cuando el Redactor, se refiere a fechas, por decir, el 5 del próximo pasado;
Utilice ayudas visuales cuando sea necesario.
Pueden utilizarse fotografías,
dibujos u otros elementos demostrativos.
Cuando se utilizan abreviaturas, hay que explicar su significado
