Revisión del informe en borrador

Antes de que el informe se emita definitivamente, es preciso revisarlo adecuadamente para salvaguardar la efectividad de los resultados que se informan y, cautelar el prestigio del Auditor. Sobre el particular se estima que, deben contemplarse los aspectos siguientes:
Que el informe de auditoría esté de acuerdo con:
Las normas de auditoría, aplicables.
Las normas o políticas establecidas por la propia sociedad de auditoría u órgano de control.
Las cláusulas del contrato.
Los criterios o parámetros correspondientes al área examinada.
Los principios de administración.
Los conocimientos y experiencias del Auditor.
Las disposiciones del Colegio de Contadores Públicos u otros organismos vinculados, al respecto.

Errores comunes en la redacción del informe

La Redacción del Informe de Auditoría, requiere mucho cuidado por su significatividad dentro del proceso de la Auditoría; a veces el auditor hace un buen trabajo de campo pero no redacta el informe en la forma que debería hacerlo, sencillamente porque le falta capacidad de análisis, síntesis y capacidad informativa o de redacción; estos factores o condiciones no se consiguen lamentablemente al instante, sino con el transcurso del tiempo, es decir a través de la experiencia. Redactar el Informe es difícil inclusive para el Auditor talentoso.
Sobre el particular indicaremos algunos ejemplos de párrafos extractados de informes de auditoría en los cuales apreciaremos en primer término, el defecto y enseguida nuestro comentario y/o recomendación sobre el caso en particular:
(Las deficiencias están escritas en tipos de letras más negras)
Creemos necesario insistir en que el área de abastecimiento no puede ser un órgano de la Gerencia Técnica sino más bien actuar a las órdenes del Gerente Administrativo.
En lugar de "sino más bien actuar" debería indicarse, "sino, un órgano de la Gerencia Administrativa", ya que la frase en tipo de letra más negra no da la respuesta al órgano que debería ser.
Cualquier modificación en las responsabilidades asignadas deberán ser comunicadas en todas las oficinas .... "deberán ser
comunicadas" es plural, y no concuerda con "cualquier modificación" que está en singular.
Máquinas cuyas estructuras, no ha sido determinadas. Debe escribirse "no han sido".
El saldo correcto es S/. ..........................
Es preferible indicar "nuestro saldo" es S/. .................., y omitir la palabra correcto; porque nadie es dueño de la verdad absoluta.
Esta situación ocurre generalmente cuando el auditor detecta alguna diferencia en el saldo de una cuenta mostrada por el cliente.
La empresa no ha conciliado la confirmación al 30.11.77.
Falta claridad en la redacción, ya que puede inferirse que la empresa no ha efectuado la confirmación de saldos o que no ha efectuado la conciliación de los resultados de la confirmación.
El cajero deberá modificar la modalidad de trabajo de su antecesor, cuya labor fue completamente nula,...
La expresión en tipo de letra más negra es muy fuerte, a pesar de que sea cierta; además no es potestad del Cajero modificar la metodología de trabajo de su antecesor, sino del Jefe inmediato.

Se ha reestructurado y replanteado el sistema de ...
Debe invertirse el orden de los términos porque la secuencia de los hechos así lo indica.
Durante el arqueo se encontraron 20 sobres de jornales de los obreros, pendientes de cobro.
Debería decir, "pendientes de pago" ya que se esta informando desde el punto de vista de la empresa, la cual en este caso es la que tiene que pagar.
No existe un verdadero sistema de control interno.
No cabe mencionar el término "verdadero" porque es muy difícil fundamentar lo que se quiere dar a entender con esa expresión; en todo caso debe indicarse algún aspecto negativo representativo, del sistema de control interno.
No se ha elaborado ni difundido en toda la empresa el Manual de ......
Es lógico pensar que, no se va a difundir algo que no se ha elaborado, así que los términos "ni difundido" están demás.
La gerencia de Producción debe desenvolverse activa, agresiva y decididamente en la producción de los artículos.
Puede indicarse "la Gerencia de Producción debe activar la elaboración de los artículos".

Existen demoras en la remesa del efectivo de la sucursal de .........
El término "existen" da a entender que, actualmente, es decir después de haber efectuado la auditoría, todavía continúan las demoras, y esto es muy relativo, debido a que posteriormente pueden haberse superado esas demoras.

S/. 150,853.— han sido sustraídos de la Oficina del Cajero de la Sucursal de Canta.
No es conveniente empezar los párrafos o renglones con una o más cantidades. En este caso puede escribirse, "se han sustraído S/. 150,853.— de la...
No se ha racionalizado el sistema de ..............
No se ubicaron los sistemas fijos en ..............
No pudimos obtener evidencias sobre ..............
No fue posible confirmar ..............

Es preferible no utilizar con mucha frecuencia el término "no" al comenzar a redactar las observaciones, porque presenta una imagen negativa de la empresa.
Las importaciones del mes de Diciembre de 1977 ascendieron a S/. 3’475,436.25
Es preferible redondear las cifras.
Como no se pudo visitar la Oficina de Canta, en la cual laboran tres empleados, esta oficina permanece cerrada.Falta dar respuesta y/o informar sobre la acción de no haber podido visitar la oficina.
El Presidente del Directorio debe tomar acción inmediata respecto a la reorganización de la empresa, porque existen razones trascendentales que justifican tal accionar.
Es conveniente indicar cuales son esas "razones trascendentales" para que el Presidente del Directorio aprecie objetivamente la dimensión de la medida a adoptar.
Deberían considerarse las siguientes acciones para elevar el rendimiento del personal:

Analizar la secuencia de las etapas ..........
Verificar las operaciones efectuadas ..........
La indagación que debe efectuarse al personal.
Falta uniformidad en la utilización de los términos que van al principio de cada enunciado, en el tercer caso debería escribirse
"indagar al personal .......", ya que las dos primeras palabras (analizar y verificar) de los renglones anteriores están escritas en infinitivo, y debe existir uniformidad en la forma de escribir.

La única causa de la falta de eficiencia en el área de ........
No es conveniente utilizar los términos "La única causa porque siempre es posible encontrar otras causas o una combinación de éstas, que dan origen a esa deficiencia.
El área de producción está mejor organizada en comparación con el año anterior.
La expresión "mejor organizada", es vaga, pues no se fundamenta porque está mejor organizada; tampoco se señalan las mejoras efectuadas etc.
La situación es trascendente ya que el 75% de los activos fijos sobrepasa a los 8 millones de soles de los activos ubicados en Se está comparando un porcentaje con una cantidad de soles, lo cual no es lógico, ya que deben compararse porcentajes con porcentajes y soles con soles.
El transporte de las máquinas se efectuó en Enero, la instalación se hizo en marzo .............
Es mejor indicar: "Las máquinas fueron embarcadas en Enero y se instalaron en Marzo" (aquí lo más importante es el sustantivo máquina, entonces nuestra redacción debe empezar precisamente con esta palabra).
La empresa "X" experimentó un 8% de aumento en las ventas del período ........
Es preferible decir: "Las ventas de la empresa "X" se incrementaron en 8% en el período ...........
Nuestro examen se efectuó el 12 del próximo pasado.Aquí están utilizando inútilmente varias palabras que generan interrogación de parte del lector, para determinar el mes en que se efectuó el examen. Se recomienda colocar el nombre del mes para evitar problemas al lector.

Los controles internos en la Sucursal de la Provincia de Canta, son bastante buenos.
La expresión "son bastante buenos", es muy genérica, pues no se identifica en que áreas son buenos, y cuanto de buenos son esos controles.
La Oficina de Tesorería y el Gerente de Contabilidad informaron que no se efectúan inventarios físicos de los bienes desde
Aquí se está comentando de una Oficina y de un Gerente, lo cual no es lógico, ya que deben uniformarse los términos principales, es decir debe comentarse de dos oficinas o bien de dos gerentes o jefes de tesorería y contabilidad.
Los montos reportados por el Gerente de Ventas al Directorio, no concilian con los montos registrados en el departamento de contabilidad.
No se puede apreciar la trascendencia de esa diferencia debido a que no se indican las cantidades a que ascienden esos montos.
De acuerdo a la investigación efectuada en el área de ventas, se aprecia que, las otras áreas de la empresa también participan de las mismas deficiencias.
No deben hacerse generalizaciones indebidas si no se han efectuado los exámenes y evaluaciones correspondientes en otras áreas.

Recomendaciones Para La Redacción Del Informe
Escriba de manera constructiva.
Recordar que nuestro objetivo es asistir y ayudar a la dirección empresarial a mejorar su administración.
Cerciórese de haber incluido en el informe, solamente hechos significativos.
Los hechos no significativos deben omitirse; sin embargo estos pueden ser comunicados a las empresas durante el examen o bien a través de memorándums.
Entre los términos que pueden ser incluidos en los encabezamientos o subtítulos de las observaciones tenemos los siguientes:
Inconveniencia de utilizar los procedimientos .........
Improcedencia del uso de métodos de conservación de .......
El desaprovechamiento de los recursos humanos ocasionará a la empresa una pérdida de ..............
La desigualdad en las características de los artículos importados puede motivar que .............
La inacción de la Jefatura de compras no permite ...........
Necesidad de controlar el rendimiento del personal que labora en el área ........
Necesidad de obtener mejores resultados en ...........
Después de cada uno de estos sub-títulos se anotará el comentario o contenido de las observaciones.
Indique en primer término las observaciones más importantes.
Esta es una forma de lograr la atención de la dirección de la empresa.
Reflexione y medite antes de escribir.
El objetivo es tener un concepto integral de lo que se va a escribir, es decir, conocer la finalidad y alcance de los asuntos por redactar.
Piense como si estuviera en la posición de un Gerente o un Director.
De este modo la redacción será más adecuada a los objetivos de la empresa y, ayudará a no omitir asuntos de vital
importancia.

Redacte con objetividad.
Esto es esencial, el contenido de las observaciones debe estar basado en hechos demostrables
Evite el uso de términos complejos.
No es conveniente utilizar términos complejos, porque el objetivo es que el informe sea comprendido perfectamente, por consiguiente deben evitarse palabras confusas e innecesarias.
Escriba lo que realmente desea comunicar.
Tener mucho cuidado al hilvanar las ideas y conceptos de lo que se desea transmitir, para evitar que se comunique algo que no se tiene en mente.
Por lo general, prefiera oraciones cortas o párrafos cortos.
Las oraciones y párrafos cortos facilitan la lectura.
Escriba en tercera persona.
Es preferible decir, nuestra opinión es ............. ó, se opina que ...........; en vez de, mi opinión es
Procure no hacer mucho rodeo y enfoque cuanto antes el asunto que desea informar.
Esta es una forma de agilizar y lograr atención de la lectura; para el efecto use términos concretos.
Evite empezar y terminar su redacción con términos débiles.
Lo que más se recuerda al leer un trabajo es, su comienzo y su final, en consecuencia debe utilizarse términos significativos.

Use adecuadamente la voz activa y pasiva.
Determine el momento apropiado para utilizar tanto la voz pasiva como la activa, para darle el sentido lógico de lo que se quiere expresar.
Procure utilizar términos variados.
Es decir, no repita siempre las mismas palabras; hay que darle variedad a nuestra redacción; así por ejemplo es preferible reemplazar a un sustantivo que se repite constantemente en un párrafo, con los términos, "el mismo", "la misma", "los mismos", etc. como puede verse a continuación:
............... acción tomada por la gerencia de Ventas, la misma que ............
Revise el uso de las reglas gramaticales.
Para no cometer errores como el siguiente:
Correcto: Señor, muerto está, tarde hemos llegado.
Erróneo :Señor muerto, ésta tarde hemos llegado.
No use términos que generan duda.
Como los siguientes: parece, quizás, posiblemente, aparentemente, aproximadamente, etc.

Procure cuantificar los efectos.
Es más útil para un ejecutivo, conocer en números, el alcance o trascendencia de los efectos.
Indica en las mejoras de las operaciones para el futuro en vez de criticar hechos del pasado.
Recuerde que el objetivo del Auditor es promover mejoras en la empresa.
Redacte el Informe en borrador, en el campo.
Esto es conveniente para solucionar inmediatamente cualquier asunto pendiente.

Asegúrese de incluir todos los elementos de la observación.
Esto es lógico, para lograr efectividad en el Informe.
Evite utilizar términos en Inglés cuando se está redactando en idioma Castellano; a menos que sean estrictamente necesarios.
No es conveniente redactar por ejemplo: La Contabilidad de la Empresa "Z", is up to date; sencillamente porque, no todos los lectores conocen ese Idioma.
Debe indicarse con exactitud, cualquier referencia adicional, por ejemplo:
No Deseable: El trabajo será útil si reúne los requisitos señalados en el Tomo I, Capítulo 3°, Inc. ..
Deseable: El trabajo será útil si reúne los requisitos siguientes: Claridad, sencillez ..............
En el primer caso, se ocasiona un desfase y pérdida de tiempo al lector.
Algo parecido sucede cuando el Redactor, se refiere a fechas, por decir, el 5 del próximo pasado;

Utilice ayudas visuales cuando sea necesario.
Pueden utilizarse fotografías, dibujos u otros elementos demostrativos.
Cuando se utilizan abreviaturas, hay que explicar su significado

ESTRUCTURA DEL INFORME

No existe una Estructura modelo en la redacción del Informe de Auditoría Administrativa, ya que es muy difícil opinar uniformemente, sobre una gran variedad de actividades administrativas de diferente alcance, que no tienen una misma base inicial y final, como es el balance general en la Auditoría Financiera; en consecuencia en este tipo de examen administrativo, el Auditor no dictamina, solo emite opiniones, considerando una serie de factores o características propias de la actividad, operación o área examinada, además de los principios administrativos y normatividad existente.

Definición del Contenido:
El contenido se define de la forma siguiente:
Síntesis
La Síntesis del Informe tiene por finalidad resumir la opinión del Auditor indicando las observaciones más significativas e importantes del Informe.
Se prepara principalmente para informar al lector del Informe, generalmente personas importantes que no disponen del tiempo suficiente para leer el íntegro del informe, sobre el contenido fundamental de éste para motivarlo a tomar las acciones correctivas.

Introducción
Consiste en la descripción en forma narrativa los aspectos relativos a la empresa o entidad auditada.
La Información introductoria que se presenta expone, sobre los Antecedentes, Objetivo, Alcance y Naturaleza de la Empresa a examinar.
Antecedente. En esta parte de la información introductoria, el auditor señalará el motivo que originó la auditoría efectuada. La manifestación puede ser presentada según el caso, si obedece la realización del examen al cumplimiento del Plan de Auditoría Anual (cuando se trata de la ejecución de auditoría de acuerdo a la programación anual que cumple la Oficina de Auditoría Interna de una empresa o entidad), o si es hecha, denuncias recibidas o a pedido que puede ser ejecutada por la misma Oficina de Auditoría Interna o por una Sociedad de Auditoría previo contrato en este último caso.
Finalmente se debe consignar o indicar la Fecha de Inicio y Término de Trabajo de Campo o la Auditoría propiamente dicha.
Objetivo. Se consideran los objetivos de la auditoría administrativa, que varían de acuerdo a la naturaleza de las funciones del área examinada. Ejemplo: Si se practica la Auditoría Administrativa en el Área de Trámite Documentario y Archivo, los objetivos serán:
Evaluar el grado de eficiencia y eficacia de las normas y procedimientos que comprende el proceso integral de la administración documentaria de la empresa.
Determinar el grado de orden, conservación, protección y clasificación del archivo de la entidad, así como la oportunidad de su servicio.
Alcance. Se debe especificar el alcance del área examinada, los aspectos a examinar, los funcionarios responsables y la comisión encargada de la auditoría administrativa si se trata de determinar el alcance del área de trámite documentario y archivo, se especifican el alcance de la manera siguiente:

Area auditada:
La administración documentaria, depende de la Secretaría General.
Aspectos A Examinar:
Control Interno del Sistema
Proceso de Recepción
Proceso de Clasificación y Registro
Proceso de Control y Seguimiento
Proceso de Distribución
Proceso de Información
Proceso de Archivo
Funcionarios Responsables
Considerar nombres y apellidos a cargo de las personas que tienen la responsabilidad del cumplimiento de las funciones del órgano.

Comisión Encargada
Se consignan los nombres, apellidos y cargos de los auditores que tienen la responsabilidad de practicar la auditoría administrativa.
Naturaleza de la Empresa. Consiste en un breve resumen de la constitución y autorización legal para el funcionamiento de la Empresa o entidad, indicando su organización, el capital social, el giro o actividades principales o secundarias y al personal con que cuenta.

Observaciones
Las Observaciones de la Auditoría son las informaciones que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades encontradas durante el examen, debiendo contener en forma clara y lógica los asuntos de importancia suficientemente comprensible para los que tener que ver con el informe todas las observaciones deberán ser objeto y basadas en hechos y respaldadas en los Papeles de Trabajo. Los informes de Auditoría presentarán las observaciones que no tienen solución inmediata, las de menor importancia deben ser dados a conocer a los responsables durante el Trabajo de Campo para su solución inmediata.

Durante el curso del examen, el auditor agotará todos los medios razonables a su alcance a fin de permitir las pruebas documentarias suficientes para absolver las Observaciones que el auditor encuentre.
No se expedirá ningún informe de Auditoría en forma final sin darle a los administradores la oportunidad de discutir las observaciones y presentar sus puntos de vista, excepto en caso de fraude o desfalco. Estas acciones evitarán que los informes de auditoría contengan Observaciones y Conclusiones que no estén debidamente sustentadas, o en todo caso, hubiese sido posible solucionarlas en el transcurso de la ejecución de la auditoría.

Conclusiones
Constituyen el resumen de las Observaciones sobre las irregularidades y deficiencias que son el producto del juicio profesional del auditor.
Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo. Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta.

Recomendaciones
Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de terminar de examinar el conjunto de operaciones y actividades de la empresa o entidad, las considera como sugerencias positivas que tienen por finalidad la solución de los problemas para coadyudar a la eficiencia de la administración.
Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización de los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa o entidad auditada.
La importancia de las recomendaciones en que cumple uno de los fines de la auditoría, es decir, enmendar los errores que se vienen cometiendo que no son observados por los empresarios o funcionarios. Las recomendaciones son dirigidas al titular de la organización examinada a fin de que provea lo conveniente para su cumplimiento.
Las recomendaciones del auditor serán presentadas en el Informe de Auditoría, en forma ordenada, considerando el grado de importancia de acuerdo a la presentación de las Conclusiones.

Anexos
Son esquemas complementarios que se adjuntan a las auditorías administrativas cuando son necesarios y generalmente sirven de fundamento a las observaciones planteadas.

REQUSITOS DEL INFORME

Claridad y simplicidad.
La Claridad y Simplicidad, significan introducir sin mayor dificultad en la mente del lector del informe, lo que el Auditor ha escrito o pensó escribir. A veces lo que ocasiona la deficiencia de claridad y simplicidad del informe es precisamente la falta de claridad en los conceptos que el Auditor tiene en mente, es decir, no hay una cabal comprensión de lo que realmente quiere comunicar, asimismo cuando el Informe está falto de claridad, puede dar lugar a una doble interpretación, ocasionando de este modo que, se torne inútil y pierda su utilidad.
En consecuencia, para que el informe logre su objetivo de informar o comunicar al cliente, el Auditor:

• Evitará el uso de un lenguaje técnico, florido o vago.
• Evitará ser muy breve.
• Evitará incluir mucho detalle.
• Utilizará palabras simples, familiares al lector, es decir, escribirá en el idioma que el lector entiende.

Exactitud
La Exactitud, es esencial en todo Informe, no solamente en lo referente a cifras, sino en cuanto a hechos. El contenido del Informe debe estar sustentado en evidencias susceptibles de ser demostradas en cualquier circunstancia; por consiguiente el Informe no debe contener conceptos errados. Nuestra misión respecto a la Exactitud, es presentar información digna de creencia y confiabilidad, es decir que no genere duda, porque si esto último ocurriera, el Informe perdería su validez y como consecuencia podría devenir en demérito para el profesional.

Concisión
El hecho de que un Informe sea Conciso, no significa que su contenido sea corto, lo que se quiere es que su contenido sea breve, ya que muchos informes pueden ser amplios porque las circunstancias así lo requieren; sin embargo no deben incluir hechos impertinentes, superfluos o insignificantes.
El Informe Conciso no debe contener conceptos que no ayudan a entender el tema principal del informe, es decir, no debe incluir demasiado detalle que afecte el concepto principal del informe.
Es oportuno considerar que, por lo general el informe debe ser conciso como los que se presentan al Directorio y más detallado cuanto se presenta a otros niveles inferiores.

Los informes deben ser breves por lo siguiente:

• Su preparación es menos costosa.
• Los informes largos pueden ser algo complicados y difíciles de analizar, además por lo general no tienen una organización uniforme.
• La verborrea generalmente da énfasis a detalles sin mayor trascendencia.
• Los informes largos provocan comentarios indebidos o dan una mala impresión sobre su falta de operatividad.

Oportunidad
Los Informes, deben ser Oportunos, de modo tal que la administración de la empresa pueda tomar acción inmediata; aún cuando la auditoría no haya sido concluida, debe informarse a tiempo para que se vaya apreciando el progreso alcanzado y dar a conocer los hechos sobresalientes, porque de otra forma, los informes atrasados pierden valor a pesar de hubieran sido muy bien preparados; en consecuencia los asuntos pendientes de solución que ocasionan demoras, deben tratarse a su debido tiempo durante el trabajo de campo; y, es preferible sacrificar la forma de su presentación, en beneficio de la oportunidad, en casos especiales.

Utilidad
El Informe es útil cuando informa lo que la empresa solicitó, es decir, si el contrato fue examinar el área de ventas, pues debemos informar sobre esa área, de tal manera que la empresa conozca la situación, los problemas, las conclusiones, recomendaciones y otros aspectos de interés; esto es justamente lo que el informe debe satisfacer realmente para que la empresa pueda tomar decisiones adecuadas y, en consecuencia se aprecie la utilidad del informe; sobre el particular, es bueno recalcar que toda deficiencia comentada, debe ir acompañada de su correspondiente recomendación.

Además es bueno considerar que, un informe será útil sí:
Reúne los otros requisitos señalados para su redacción como: claridad y simplicidad, exactitud, concisión, oportunidad, tono constructivo, sustentación adecuada e integridad.
Cumple el siguiente principio:
Sabiduría es saber que hacer; habilidad es saber como hacerlo, pero el mérito radica en persuadir a otra persona a que lo haga.

Tono Constructivo
El Informe, debe tener un Tono Constructivo apropiado a la circunstancia para la cual fue solicitado, con esto queremos significar que, deben tomarse en consideración las virtudes de la cortesía y el respeto; además no deben menospreciarse los métodos de trabajo o cualquier accionar del cliente, no debe utilizarse jerga y, es preferible omitir el nombre de las personas involucradas e indicar solamente sus cargos.
Deberá tenerse cuidado en seguir una misma forma de redacción a lo largo de todo el informe; generalmente se escribe en tercera persona; y los títulos o encabezamientos de las observaciones deben llamar la atención hacia una inmediata corrección o acción de parte de la empresa auditada.

Sustentación adecuada
El Informe debe basarse en evidencias, las mismas que deben estar amparadas en documentos, pruebas u otros elementos de juicio objetivos, que permitan demostrar la validez de las observaciones; así mismo esa objetividad debe incluir una clara diferenciación entre lo que son: hechos, opiniones y, declaraciones.

Integridad
Además de las características o requisitos ya indicados, el informe debe ser Integral, es decir, no debe emitirse informes por separado, de otros especialistas; además debe contener todos los elementos o partes que lo integran, desde la introducción hasta las recomendaciones, con el fin de tener una información completa.

CONTROLES ESPCÍFICOS

LOS CICLOS DE INFORMACIÓN CONTABLE
Un ciclo de información contable esta constituido por el flujo de información que va desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio.

Las cuentas del mayor general son solo objeto de validación mediante procedimiento sustantivo.

Para generar los datos contenidos en el mayor , el proceso contable debe capturar los datos de cantidad , precio, descripción, al intercambio para luego tratar dichos datos de tal manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos , dichos datos generen los saldos del mayor.

Tales tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que estén documentados o también en un medio magnético hasta llegar a generar los saldos del mayor.

Ejemplo : Los datos del nombre del cliente , dirección, articulo y cantidad se encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la lista de precio del computador . Aprobado el pedido.. se corre el programa de facturación y rmto.

Cuando el clte. Recibe la mercadería conforme y firma el rmto , se produce un cambio en la información ya que esta se encontrara en Ventasdel día ( ds x vta )

( ver fig 3.1 )

Lo que vemos es que en un sistema operativoy en un contable , consiste en el tratamiento de datos en los cuales se produce un cambio de estado en los mismos a través de los distintos soportes documentales , de aquí en adelante seguirán produciéndose cambios hasta llegar a los saldos del mayor.

LOS PUNTOS DE CONTROL

Los intercambios de información están sujeto a errores, estos pueden ser responder a la cantidad de intercambios y al tratamiento a cada uno de sus atributos. A tales efectos y con el objetivo de lograr estados contable exactos se deben introducir mecanismos de control que detecten tales errores. Que de seguro serán los procesosen donde se produce el intercambio de información . Tal se lo denomina PUNTO DE CONTROL ( ver fig 3.2 )

TIPOS DE ERRORES
Población : Son errores en el número de elementos que contienen los datos que se capturan o procesan Ej. Se relizan 150 ventas y se registran 148 , el mayor no refleja los intercambios totales, se producen errores de subvaluación.

También existen problemas de exceso de elementos contenedores

donde se hayan realizado los 150 intercambios pero se registraron 148
y dos duplicados. Existen dos categorías dentro de estos :
Autorización :Intercambios no autorizados ingresados al sistema por
error o intención.
Integridad : son errores de integridad de la información
Exactitud : Son discrepancia entre los atributos reales del intercambio y los
atributos que el proceso contable captura o procesa. Si los datos del intercambio no reflejan correctamente los términos del mismo , existen errores de exactitud.

La transmisión inexacta de datos de un documento o medio a otro y los errores matemáticosson la fuente de los errores de exactitud. Tales errores podrán tener efecto en los saldos. El efecto es diferente si no situamos en un auditor externo a al interno .

LOS MEDIOS Y LOS CONTROLES INTERNOS ESPECIFICOS

Que existan formularios prenumerados no es un control interno , pero si existen , dan la posibilidad de aplicar un control interno, si nadie realiza control , entonces no hay control interno.

CATEGORÍAS DE CONTROLES ESPECÍFICOS

POBLACIÓN Y AXACTITUD : Son los que previenen o detectan , en la captura y proceso de información los errores de población y exactitud. ( fig 3.4 ).

CONTROLES DE CAPTURA Y PROCESAMIENTO : La información se de los intercambios del ente con el exterior, se vuelcan en medios magnéticos o documentales y constituyen los datos inherentes al intercambio . Dichos datos son procesados por elñ sistema contable y los resultados de dichos procesamientos se transforman en saldos contable. Entonces Tal control asegura que no se produzcan errores de población o exactitud en cada una de las etapas.

CONTROLES DE CUSTODIA : Tienen que ver con el mantenimiento de la custodia de los bienes recibidos como consecuencia de los intercambios o con los fabricantes. Tales controles abarcan bienes de cambio , dinero , valores.

CONTROLES DE DETECIÓN : Son referidos en la oportunidad donde se aplica el control
CONTROLES PREVENTIVOS : Son referidos a la oportunidad en donde se aplica mientras ocurre el control .
TIPOS DE CONTROLES DE CAPTURA
Se dividen en :
CONTROLES DE POBLACIÓN EN LA CAPTURA

Se utilizan estos controles para transmitir datos al sistema de procesamiento en forma correcta y que prevenga o detecte la perdida o duplicado de un documento, es decir que controle su integridad. Ej . El rastreo de tickets de balanza de ingreso de camiones a la planta con los informesde recepción es un control adecuado es un sistema adecuado para detectar si se han omitido capturar por el sistema adm-contable algunos de los intercambios.

CONTROLES DE EXACTITUD EN LA CAPTURA :
Existen dos tipos de controles :

• Controles de comprobación : Consisten en cotejar los datos de varios

documentos o distintos datos del PED para
conocer si tienen la misma información.
Ej cantidad de mercadería en e RMTO
Contra la descargada

• Controles de verificación matemática : Se refiere a volver a efectuar los

datos del intercambio que aparecen

en documentos o medios PED para

asegurar su exactitud.
CONTROLES DE AUTORIZACIÓN :
Consisten en la revisión de los intercambios para asegurar que estos hallan sido autorizados apropiadamente . El sistema de autorización es un medio de control.
Las autorizaciones pueden ser :
Generales : que se aplica a un grupo de intercambios repetitivos
Específicos : que solo se aplican a un intercambio individual.
SEGREGACIÓN DDE FUNCIONES
Tres funciones que deben ser segregadas :

• comprometer a la entidad en el intercambio
• aceptar o entregar el bien o el instrumento objeto
• ingresar lo datos del intercambio al sistema de procesamiento

Cuando estas tres funciones están determinadas a un solo individuo esta en posición de cometer fraude o ocultar error.

También deberá analizarse la combinación de funciones de una misma persona en relación con distintos tipos de intercambios. Ej . Una persona que es responsable de cobranza y al mismo tiempo el ingreso de los datos , este podría realizar ventas en negro.

TIPOS DE CONTROLES DE PROCESAMIENTO
CONTROLES DE POBLACIÓN EN EL PROCESAMIENTO
Diseñados para impedir o detectar errores por discrepancia entre los datos que están procesados y la transacción económica que representan.

Es decir si la transacción económica es ingresos, mercaderías , resultado por venta. Entonces existe un control de población sumando las facturas de un período y cruzarla con costo de mercaderías + resultado por ventas.

CONTROLES DE RECONCLIACION

Es un tipo de procesamiento que puede detectar en el procesamiento tanto de errores de población como de exactitud e integridad en las etapas de procesamiento a través de dos corrientes de información que en algún punto estas se separan para ofrecer dos o mas registros diferentes pero que deben coincidir en cuanto a sus totales. Ej Clientesy el mayor de cuentas a cobrar . En estas dos corrientes se puede producir un error tanto de población como de exactitud. Donde el mayor de cliente no coincidirá con el mayor analítico. La reconciliación entre estos dos permite identificar la partida en la cual se ha producido el error.

(ver fig 3.2)
Este tipo de cruce no permite identificar donde se ha producido el error,, sino que nos detecta alguna diferencia en algún punto.
TIPOS DE CONTROLES DE CUSTODIA

Estos tipos de controles están diseñados para evitar que los bienes móviles sean perdidos , dañados o robados y para proporcionar la seguridad de que las cantidades y los valores en existencia sean coincidentes con los registrados.

Estos tipos de controles pueden ser divididos en :

Controles sobre la custodia : Procedimiento para prevenir uso no autorizado sobre un activo durante la custodia de un departamento o persona del ente. Las áreas claves son la entrada ( recepción ) , almacenamientoo custodia ( depósito ) .

Controles sobre la existencia física :Consisten en los conteos periódicos, evaluación y potencial de venta de los activos y comparándolos entonces con los registros contables para cantidades y valores. Tal comparación puede revelar discrepancia entre existencia y los registrados de esta forma impedir inexactitudes.

CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTADORIZADOS
Podemos aplicar controles de población y exactitud para el procesamiento PED
* Controles de usuarios :

Es un control manual, debido a que su realización no utiliza funciones y programas computarizados. El control esta diseñado para verificar el resultado de procesos computarizados, aunque su modo de realización es manual. Ej . El departamento de facturación , envía a el PED para que procese la información.

Controles de Ped : tales controles contienen cuatro componentes.

• procedimiento de acceso :
• procedimiento de desarrollo :

Estos dos generan información inherente que se produce en los intercambios

• procedimiento de seguimiento

Este sistema asegura que los errores y asuntos identificados, sean investigados y resueltos apropiadamente.

• funcionamiento de los programas de controles

Los mecanismos de control deben funcionar en función al objetivo en que estos fueron creados .
DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO Y PED

En un control de usuario la atención del auditor debe centrarse en los procedimientos de indagación y cumplimientode detalles sobre las tareas a desarrollar por el personal responsable del control .

Pero si el control lo hace un PED , entonces deberemos evaluar los componentes de procedimiento de acceso y desarrollo de sistemas y cambios en el sistema y en los programas.
Ejemplo :

Si existe un listado de O/C emitidos por el PED , que es enviado a contabilidad y alli un empleado controla el seguimiento . Esto es un control de usuario. Pero el empleado depende de la integridad y exactitud del listado provisto por el PED. Entonces la actividad del empleado .. es solo la actividad manual.

Si tipificamos este riesgo como de usuario., el riesgo es satisfacernos solo del trabajo hecho por el empleado de contabilidad. De esta forma utilizamos el control para modificar la naturaleza , alcance y oportunidad de los procedimientos sustantivos. Ello seria entonces una decisión errónea .
Al ser un PED se debe focalizar a la atención de validación de componentes y la determinación de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sustantivos.

CLASIFICACION DE LOS CONTROLES INTERNOS

CLASIFICACION DE LOS CONTROLES INTERNOS

CONTROLES GENERALES Y ESPECÍFIOS

GENERALES : No tienen un impacto sobre la calidadde las aseveraciones en los estados contables , dado que no se relacionan con la info. Contable .

ESPECÍFICOS : Se relacionan con la info. Contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están desde el origen de la información hasta los saldos finales.
TIPOS DE CONTROLES GENERALES
Conciencia de control

La gerencia es responsable del establecimiento de una concienciafavorable de control interno de la organización. Es importante que la gerencia no viole los controles establecidos porque el sistema es ineficaz.

La Gerencia se podría motivar a violarlos por las siguientes causas :

• Cuando el ente esta experimentando numerosos fracasos.
• Cuando le falte capacidad de capital de trabajoo credito.
• Cuando la remuneración de los adm. este ligada al resultado.
• Cuando el ente se va a vender en base a sus ee.cc.
• Cuando se obtienen beneficios en exponer resultados mas bajos.
• Cuando la gerencia se encuentra bajo presión en cumplir sus objetivos.

Estructura organizacional

Establecida una adecuada estructura en cuanto al establecimiento de divisiones y departamentos funcionales y así como la asignación de responsabilidades y políticas de delegación de autoridad.

Esto incluye la existencia de un departamento de control interno que dependa del máximo nivel de la empresa.

Personal

Calidad e integridad del personal que esta encargado de ejecutar los métodos y procedimientos prescriptos por la gerencia para el logro de los objetivos.

Protección de los activos y registros

Políticas adoptadas para prevenir la destrucción o acceso no autorizado a los activos, a los mediosde procesamiento de los datos electrónicos y a los datos generados. Además incluye medidas por el cual el sistema contable debe estar protegido ante la eventualidad de desastres ( incendio , inundación, etc. )

Separación de funciones

La segregación de funciones incompatibles reduce el riesgo de que una persona este en condiciones tanto de cometer o ocultar errores o fraudes en el transcurso normal de su trabajo. Lo que se debe evaluar para evitar la colusión de fraudes son: autorización , ejecución , registro, custodia de los bienes, realización de conciliaciones.

CONTROL CIRCUNDANTE EN EL PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS

El funcionamiento de los controles generales dependía la eficacia del funcionamiento de los controles específicos. El mismo procedimiento debe ser aplicado a la empresa con procesamiento computarizado.

Los controles generales en el procesamiento electrónico de datos ( PED ) tiene que ver con los siguientes aspectos.
ORGANIZACIÓN

El personal de PED ( sistemas) no realice las siguientes tareas :

• iniciar y autorizar intercambios que no sean para suministros y servicios propios del departamento.
• Registro de los intercambios
• Custodia de activos que no sean los del propio departamento
• Corrección de errores que no provengan de los originados por el propio dpto.

En cuanto a la organización dentro del mismo departamento , las siguiente funciones deben estar segregadas:

• programación del sistema operativo
• análisis , programacióny mantenimiento
• operación
• ingreso de datos
• control de datos de entrada / salida
• archivos de programas y datos.

DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS

Las técnicas de mantenimiento y programación operativos del sistema deben estar normalizados y documentados.

OPERACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
Deben existir controles que aseguren el procesamiento exacto y oportuno de la información contable.

• instrucciones por escrito sobre procedimiento para para preparar datos para su ingreso y procesamiento
• La función de control debe ser efectuada por un grupoespecífico e independiente.
• Instrucciones por escrito sobre la operación de los equipos.
• Solamente operadores de computador deben procesar los SIST OP.

CONTROLES DE EQUIPOS Y PROGRAMAS DEL SISTEMA
Debe efectuarse un control de los equipos :

• programación del mantenimiento preventivo y periódico
• registro de fallas de equipos
• Los cambios del sist. Op. Y la programación.

CONTROLES DE ACCESO
El acceso al PED debe estar restringido en todo momento. También debe controlarse :

• el acceso los equipos debe estar restringido a aquellos autorizados
• el acceso de la documentación solo aquellos autorizados
• el acceso a los archivosde datos y programas solo limitado a operadores

EL AUDITOR EXTERNO Y EL CONTROL CIRCUNDANTE
El auditor externo deberá relevar y evaluar el control interno con el objeto de depositar confianza o no en los controles de los flujos de información que genera los saldos a ser auditados y de esta manera modificar o no la naturaleza, alcance y oportunidad de su procedimiento.
Dentro de este relevamiento y evaluación se encuentra el control circundante ( Ver 2.3 ). Si alguno de los factores adoleciera de falencias importantes. La conclusión es que no se podrá confiar en los controles internos para modificar la naturaleza y alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria.

CONTROL INTERNO EN EL RIESGO DE AUDITORIA

El propósito de la auditoria es brindar seguridad razonable de la información en los estados contables y estén libres estos de errores sustanciables y aseveraciones erróneas.

Al expresar una opinión el auditor puede tener los siguientes riesgos :

• Que exista error sustancia y en el proceso de preparación de los EECC.
• Que los controles internos fallen y no se detecte error.
• Que el proceso de auditoria falle y no se detecte error

Tal riego de auditoria no debe confundirse con el riesgo profesional , este ultimo se expresa a través de : Litigios, Sanciones impuestas por org de ctrl. ; afección de la reputación profesional
EL CTRL. INTERNO RELACIONADO CON EL CTRL. INTERNO
Según la RT7 la auditoria se realiza para obtener elementos de juicio de valor suficientes que permitan al contador emitir su opinión o abstenerse de ella sobre los EECC del ente en cuestión .

Tales juicios deben estar respaldados por elementos validos y suficientes , que permitan respaldar su informe. Este debe determinar el ALCANSE , OPORTUNUDAD Y NATURALEZA de las pruebas de auditoria.

El auditor entonces debe determinar mediante su análisis que tan efectivos son los controles internos del ente y menos procedimientos sustantivos para asegurarse de la razonabilidad de las aseveraciones

TAREAS DEL AUDITOR INTERNO

1. La auditoria interna debe efectuar el relevamiento y evaluación del sistema de control interno a fin de evaluar la efectividad del mismo en distintos ámbitos.
   1. Confiabilidad integridad y oportunidad de la información.
   2. Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes .
   3. Protección de activos , revisando los mecanismos de control.
   4. Uso eficiente y económico de los recursos.
   5. Logro de objetos y metas operacionales.